LA MAPPATURA
Le riunioni agenti vendite sono nate da una criticità mappata in matrice emersa durante la fase delle interviste.
Mancava infatti un momento ufficiale per condividere opinioni, strategie e visualizzare i risultati.
Questo causava problemi di coordinamento all’interno del team con una ricaduta sul fatturato stesso.
Con un’attenta mappatura, ho potuto poi specificare meglio la criticità.
Ho elencato i principali colli di bottiglia, come ad esempio:
la mancanza di conoscenza approfondita di alcuni prodotti da parte di alcuni agenti, il continuo contatto dell’agente più esperto per risolvere i piccoli e grandi problemi dell’attività lavorativa quotidiana e altre ancora.
ANALISI E DECISIONE
Successivamente ho presentato a Vincenzo, titolare di Autoforniture, il risultato in matrice.
Ciò ha consentito di effettuare congiuntamente un’attenta attività di analisi.
Sono emerse una serie di ipotesi sul tavolo riguardo a possibili azioni da intraprendere.
In un confronto finale, coinvolgendo anche l’agente con più esperienza, abbiamo deciso di indire una riunione agenti ogni giovedì pomeriggio come appuntamento ufficiale e fisso.
LA RIUNIONE
Sviscerando la criticità mappata, ho impostato un form standard di slide da presentare ad ogni appuntamento così fatto:
IL GIRO DI TAVOLO
Il punto iniziale e principale di ogni riunione è il cosidetto “giro di tavolo” nel quale gli agenti vengono invitati a turno a rispondere a tre domande:
• cosa è emerso dalle visite?
• quali sono le difficoltà incontrate?
• cosa possiamo fare per migliorare?
Annoto poi le risposte a questi quesiti così da poter essere poi mappate in un’apposita altra matrice agenti.
Per prima cosa discuterò questa nuova matrice insieme al titolare per identificare soluzioni o proposte operative alle criticità presenti.
Presenterò la matrice revisionata nella successiva riunione, durante il giro di tavolo, per affrontare con metodo la discussione iniziale con la finalità di stimolare proposte e soluzioni.
I GRAFICI
Infine, vengono mostrati grafici in forma di istogramma, sul fatturato totale e sulle vendite delle principali categorie di prodotto.
Questi grafici sono suddivisi per agente, così che ciascuno di loro possa rendersi conto della propria performance.
La scelta di mostrarli alla fine serve a mantenere alta l’attenzione sulla discussione iniziale.
Così si massimizzano le eventuali proposte operative di miglioramento.