La Matrice Attività & Criticità: lo strumento che rende visibile ciò che è nascosto

Un nuovo strumento efficace e strutturato che mappa i processi reali della tua azienda, evidenzia le criticità e traccia un piano d’azione concreto.

Non un modello ideale — una fotografia fedele di come le cose accadono davvero.

Questo approccio è stato utilizzato con successo presso PMI per migliorare i processi ed informatizzarli velocizzando operazioni onerose e fonti di possibili errori.

Cos’è la matrice attività e criticità

È uno strumento che consente di applicare un metodo semplice ed innovativo, basato su di un template Excel (scaricabile da qui) permette di mappare i processi aziendali (ATTIVITÀ) ed evidenziare le CRITICITÀ relative.

I vantaggi della matrice

La matrice Attività & Criticità dà visibilità in un unico file del dettaglio di processi prima nascosti o noti solo parzialmente.

È un semplice file Excel, di facile utilizzo e comprensione, che permette di mantenere la formalizzazione di tutte le attività aziendali in processi e microprocessi. Con questo strumento vengono tracciate tutte quelle attività ripetitive che in azienda vengono svolte per consuetudine di cui non si ha alcuna traccia formale e che funzionano per l’abilità ed esperienza di chi le esegue.

Avere attività non tracciate è infatti un forte rischio per l’azienda, perché la comprensione e la ristrutturazione di tali attività risulta onerosa, man mano che passano gli anni. In questo caso la strutturazione si rende necessaria per la mobilità sul mercato del lavoro: il dipendente più
centrale può andare in pensione oppure cambiare lavoro.

Il cosiddetto passaggio di consegne spesso risulta troppo rapido ed inefficace. Mappando le attività invece ciò non avviene: il processo è visibile, comprensibile e replicabile.

La formalizzazione dei processi inoltre porta alla scoperta di migliorie possibili, altrimenti difficilmente individuabili.Quanti meeting spesso si fanno per cercare aspetti nascosti, inefficienze, ma senza un metodo spesso portano a decisioni a conti fatti, non migliorative.

La matrice Attività & Criticità è uno strumento utile a decidere meglio. Gli utilizzatori possono utilizzarlo in momenti successivi: è bene infatti ricordare che si tratta di un documento dinamico, si crea dunque una conoscenza condivisa e tracciabile nel tempo.

Un Excel innovativo: semplice e funzionale

Ora vi spiego bene il template e come è strutturata la matrice.

Il template è suddiviso in due parti:

• nella parte sinistra vengono mappate le attività, ovvero i processi aziendali;
• nella parte destra le criticità corrispondenti.

Andando più nel dettaglio ogni parte è a sua volta suddivisa come segue:

Nella parte sinistra, “Come funziona oggi”, vengono mappate le attività, ovvero i processi aziendali così come avvengono realmente. Nella parte destra, “Cosa è emerso”, vengono raccolte le criticità corrispondenti emerse durante l’analisi. Vediamole nel dettaglio.

L’area attività: fotografare la realtà operativa

L’area di sinistra è composta da quattro colonne che, insieme, restituiscono una fotografia precisa di ogni singolo processo:

• Reparto e operatori: chi svolge l’attività e in quale area aziendale. Questa colonna permette di collegare subito ogni processo alle persone e ai team coinvolti.
• Situazione di partenza: qual è il contesto o la precondizione da cui parte l’attività. Descrivere il punto di partenza aiuta a capire le dipendenze tra i processi.
• Azione: cosa viene fatto concretamente, passo dopo passo. È il cuore della mappatura: qui si descrive l’operazione in modo sintetico e chiaro.
• Risultato: qual è l’output dell’azione, ovvero cosa si ottiene al termine dello step. Documentare il risultato rende misurabile ogni passaggio.

L’area criticità: far emergere ciò che è nascosto

L’area di destra è composta da tre colonne che mettono in luce i problemi legati ai processi appena descritti:

• Problemi principali: quale criticità è stata riscontrata in quella fase. Qui si elenca in modo diretto il problema, senza filtri.
• Cause: perché si verifica quel problema. Individuare la causa è essenziale per evitare interventi superficiali che non risolvono il nodo.
• Impatto generato: quali effetti produce quella criticità sull’operatività, sui tempi, sui costi o sulla qualità. Questa colonna trasforma un problema percepito in un dato concreto e condivisibile.

La grafica che vedete sopra è una semplificazione visiva della struttura reale del template Excel, pensata per rendere immediatamente comprensibile la logica dello strumento. Il file scaricabile contiene naturalmente più dettaglio e flessibilità per adattarsi a qualsiasi contesto aziendale.

Ecco un esempio di matrice compilata:

Come si mappano le attività

Per prima cosa si può stabilire come si vuole comporre: se ad esempio si vuole descrivere l’intera azienda allora si suddivide la matrice nei reparti che la compongono (es. acquisti, logistica, amministrazione, back office).

Se invece il dettaglio fosse per clienti e si volesse mappare i diversi processi per ciascuno ecco che la suddivisione ovviamente sarebbe per singoli clienti o per tipologie di clienti.

Inoltre, se il focus fosse su un unico tema la suddivisione potrebbe essere per mansioni per ciascun componente del team stesso.

• Le attività vengono elencate in ordine cronologico partendo dallo step iniziale.
• Ogni riga, quindi, è un singolo step.
• In caso di processi semplici è importante che una riga corrisponda ad una sola attività.

L’importante è realizzare un descrizione puntuale dell’attività. Nel caso di processi complessi si devono aggiungere anche le colonne indicanti eventuali precondizioni ed inoltre gli output (il risultato dell’esecuzione) di ogni azione.

Le attività vanno descritte in modo preciso e schematico. Tuttavia, non ci devono essere particolari limitazioni: si possono aggiungere liberamente commenti e rendere flessibile il documento. La chiarezza è fondamentale per chiunque legga la matrice.

Criticità: l’altra faccia della matrice

Veniamo ora alla stesura delle criticità.

Per ogni reparto si indica l’elenco delle relative criticità indicando la fase specifica in cui si manifestano. È importante descrivere bene il problema con frasi sintetiche in modo che sia comprensibile da chiunque lo legga.

Infine, vanno tracciati tutti i possibili effetti. È bene non trascurarne nessuno. Nella fase attuale non occorre ordinare le criticità in base alla rilevanza. Questo avverrà eventualmente in un momento successivo quando si interverrà per sistemarle.

La costruzione della matrice – L’importanza delle interviste

Non c’è un’unica strategia per costruire la matrice ma certamente non si può prescindere dalle interviste. Queste vanno effettuate singolarmente partendo dai titolari e a cascata poi passando ai leader dei vari reparti fino ai dipendenti.

È importante che più intervistati non vengano messi insieme per evitare che vengano influenzati e quindi si possano sentire liberi di poter dire quello che vogliono. Suggerisco di tracciare con font o colori diversi le interviste fra titolari, leader e altri semplici dipendenti per far risaltare anche visivamente i diversi punti di vista.

Questo aiuta ad una più rapida lettura quando poi ci si trova a rapportarsi su un problema o un processo.

La matrice può essere sempre proiettata durante un meeting oppure condivisa a schermo. Il tutto al fine di agevolare le discussioni così si può arrivare più linearmente e facilmente ad un punto di decisione risparmiando tempo, chi non ha chiaro un passaggio può rileggerlo e valutarlo immediatamente senza inutili interruzioni.